Datos Personales De Empleados, Contratistas O Dependientes Del Grupo De Empresas De Shell

Todas las personas dentro del grupo de empresas de Shell (“Shell” o “nosotros”) son responsables de proteger los datos personales de cada uno y de nuestros clientes, socios y proveedores.

El presente Aviso de privacidad proporciona información acerca de los datos personales procesados por las empresas Shell en los Estados Unidos en relación con personas que son o fueron empleados, pasantes o contratistas individuales (‘Personal de Shell’) o dependientes de los empleados de Shell. Para el Personal de Shell que también es Conductor, cliente fiel o usuario de una aplicación o página web de Shell de cualquier modo, salvo en calidad de Personal de Shell, consulte el aviso de privacidad correspondiente en https://www.shell.us/

. Si usted es candidato a un puesto de trabajo, asiste a un evento de selección de personal o participa en un proceso de evaluación de Shell, consulte el Aviso de privacidad de selección de personal en https://www.shell.us/

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El presente Aviso de privacidad explica qué datos personales se procesan, por qué motivos, por cuánto tiempo guardamos los datos personales, de qué manera se actualizan y se accede a los datos personales y dónde obtener información adicional.

Además del presente Aviso de privacidad, existen otros avisos de privacidad que explican la manera en que procesamos los datos personales en relación con procesos específicos de RR. HH. (tales como los programas de Open Resourcing, OneHealth IT y de movilidad internacional), además de los avisos de privacidad específicos de los Estados Unidos para cumplir con las prácticas y los requisitos legales locales.

Los datos personales son cualquier información que refiera a una persona o que se relacione con una persona identificable. Procesamos los datos personales necesarios para gestionar las relaciones laborales, contratar a los pasantes y contratistas, y brindar beneficios para ciertos dependientes de los empleados de Shell.

Por ejemplo, esto incluye la información de contacto personal; fecha de nacimiento; estado civil; información bancaria y de nómina; información salarial y de beneficios, incluida la información de los beneficiarios; contactos de emergencia; rendimiento laboral; y toda información necesaria para gestionar las relaciones laborales, emplear contratistas y brindar beneficios para ciertos dependientes de los empleados de Shell (tales como aquellos que acompañan a los empleados de Shell durante una tarea en el extranjero).

Datos personales privados

También procesamos algunas categorías especiales de datos personales (’datos personales privados’) siempre que lo permita la ley aplicable, como los datos correspondientes a la salud de un individuo, su origen étnico o racial, sus creencias filosóficas o religiosas, su orientación sexual, sus opiniones políticas y su afiliación sindical. Recopilamos esta información para fines específicos. Estos incluyen cumplir con las leyes de seguridad social y laboral, (por ejemplo, las leyes relativas a la diversidad y contra la discriminación), proporcionar apoyo y asesoramiento médico laboral, brindar la adaptación correspondiente ante una discapacidad o enfermedad y proporcionar beneficios, proteger los intereses vitales del individuo (por ejemplo, en caso de emergencia), cuando resulte necesario por razones de salud pública o cuando el individuo haya dado su consentimiento explícito.

Es posible que procesemos los datos personales:

• para cumplir con las leyes y normas locales;
• por intereses comerciales legítimos (por ejemplo, en la gestión de desempeño, para garantizar que contamos con personal calificado y competente con fines de salud y seguridad, para garantizar que nuestra red e información se encuentran seguros y que solo el personal autorizado tiene acceso a ciertos sitios o activos, para administrar y realizar en general negocios dentro de la Empresa y en toda la organización, y para evitar fraudes); o
• cuando las personas hayan otorgado su consentimiento explícito.

Tenga en cuenta que, como principio general, Shell no busca obtener, ni depende, del consentimiento del Personal de Shell para procesar datos personales. Sin embargo, existen circunstancias limitadas en donde puede requerirse su consentimiento, como al participar en un beneficio o programa de voluntariado, o en caso de que resulte necesario para procesar algunas categorías de datos personales privados.

Shell procura procesar la mínima cantidad datos personales solicitados. En caso de no brindarnos la información exigida, su capacidad para conservar el empleo, pasantía o participación como contratista, o para participar en programas o recibir beneficios, se podrá ver negativamente afectada.

En aquellos casos en donde el procesamiento se base en el consentimiento, usted tiene derecho a revocar su consentimiento en todo momento. Esto no afectará la validez del procesamiento antes de revocar el consentimiento. Sin embargo, en caso de revocar su consentimiento, su capacidad para continuar en programas de voluntariado o recibir beneficios podrá verse afectada de forma negativa.

Se podrán supervisar todas las actividades realizadas en el equipo informático de Shell y/o al estar conectado a la red informática de Shell con fines comerciales legítimos. Para obtener más información, consulte la guía de uso personal http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html

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Todo el Personal de Shell recibe una credencial de acceso que permite a Shell registrar la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas dentro de las instalaciones y los activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se utilizan:

• por motivos de salud y seguridad, en especial para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell;
• para cumplir con los requisitos legales y normativos, en especial en los casos en los que existe el requisito legal local de brindar información a las autoridades gubernamentales/reguladoras;
• para supervisar (por medio del recuento) la cantidad de personas que ingresan a y trabajan en las instalaciones de Shell con fines de planificación inmobiliaria y de recursos humanos; y
• únicamente en el caso de los contratistas (que no son empleados de Shell), se utiliza la fecha y hora de ingreso y egreso de las instalaciones de Shell con fines de gestión financiera y control.

La mayoría de nuestras instalaciones y nuestros activos están equipados con un circuito cerrado de cámaras de seguridad (CCTV). Cuando haya cámaras de seguridad, se le indicará. Las cámaras de seguridad se utilizan con fines de salud y seguridad, específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes que ingresen a las instalaciones de Shell. Se eliminan todas las imágenes de manera periódica, excepto en el caso de que haya incidentes de salud o seguridad, o actividades delictivas supuestas o reales, en cuyo caso serán vistas por los equipos internos de investigación de Shell, por asesores y proveedores de servicios externos y, si la ley lo requiere y permite, por las fuerzas del orden público u otras autoridades gubernamentales.

Investigamos a todos los empleados y contratistas de manera periódica para cumplir con las obligaciones legales y normativas, para proteger los activos y a los empleados/contratistas de Shell y para garantizar el cumplimiento de Shell con las medidas de control comercial y con las leyes de prevención del lavado de dinero y/o soborno y corrupción, y otros requisitos normativos. Las investigaciones se realizan utilizando las listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por el gobierno, y se las compara con la información guardada en Shell (por ejemplo, la información del registro de conflictos de intereses; haga clic aquí para obtener más información). Los datos personales recopilados mediante las investigaciones no darán lugar a decisiones automatizadas con relación a la idoneidad para el trabajo, la pasantía o la participación como contratista.

Station Managers of Puerto Rico es responsable del procesamiento de sus datos personales por cuenta propia o de la empresa contratante o empleadora pertinente de Shell.

En el caso de los contratistas individuales, la empresa dentro del grupo de Shell que contrató los servicios de manera individual o conjunta con las filiales de Shell y la empresa/agencia contratante externa.

Sus datos personales serán compartidos:

• con otras empresas dentro del grupo de empresas de Shell, incluidas aquellas que puedan encontrarse fuera de los Estados Unidos;
• con asesores profesionales, proveedores de servicios, subcontratistas y/o terceros autorizados de Shell;
• con una autoridad pública competente, gobierno, cuerpos de seguridad, organismo fiscal o agencia reguladora de las empresas relevantes de Shell, o según lo permitido por la ley federal y/o el estado pertinente;
• según corresponda o sea necesario para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad y/o los de nuestras filiales, usted y otros; y
• con un tercero en relación con cualquier reorganización, fusión, venta, empresa conjunta, cesión, transferencia u otra disposición vigente o propuesta de toda o una parte de la empresa, activos o acciones del grupo de empresas de Shell (incluso en relación con cualquier caso de quiebra o procedimientos similares).

En caso de que se transfieran los datos personales a empresas del grupo de empresas de Shell y/o a proveedores, subcontratistas y/o terceros autorizados que puedan encontrarse dentro de los Estados Unidos o fuera del país, adoptaremos medidas organizativas, contractuales y legales para garantizar el procesamiento de los datos personales exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y la implementación de niveles de protección adecuados para salvaguardarlos. Estas medidas incluyen las Normas Corporativas Vinculantes para transferencias dentro del grupo de empresas de Shell. Puede encontrar una copia de estas Normas en www.shell.com/privacy.html

Debido a las características del grupo de empresas de Shell, se podrán transferir sus datos personales y los de sus dependientes a países fuera de los Estados Unidos. En dicho caso, adoptaremos medidas para garantizar la protección de sus datos personales y los de sus dependientes de acuerdo con las normas internas de Shell y las leyes vigentes.

Hemos implementado tecnologías y políticas con el objeto de proteger sus datos personales de accesos no autorizados o usos indebidos, y actualizaremos estas medidas cuando haya nuevas tecnologías disponibles, según corresponda.

Toda la información, incluidos los datos personales, se administra de acuerdo con las normas del grupo de empresas de Shell para la gestión de registros e información y, sujeta a las siguientes excepciones, se elimina de forma segura cuando deja de ser necesaria para un propósito comercial legítimo o para un propósito legal/normativo:

• la información dentro de los archivos del personal se conservará por un máximo de 10 años una vez que finalice su empleo;
• la información relativa a los beneficios de jubilación se conservará por un máximo de 99 años desde el comienzo del empleo;
• cualquier dato personal recopilado como parte de la investigación proveniente de fuentes periodísticas y de listas de sanciones públicas o emitidas por el gobierno se conservará por un máximo de 15 años luego de haber sido recopilado por primera vez;
  
• los nombres, la fecha, la hora y los puntos de acceso de todos los individuos que ingresan a las instalaciones de Shell se conservarán por 3 años desde cada acceso;
• en el caso de que un individuo sea despedido o se rescinda su contrato debido a mala conducta, incluida la infracción de las Reglas para salvar vidas de Shell o la infracción del Código de Conducta de Shell, dicha información se conservará por un máximo de 30 años luego del cese;
• en todos los casos, la información puede conservarse durante a) más tiempo cuando existan motivos legales o regulatorios para hacerlo (en tal caso, se eliminará una vez que no sea requerida para el propósito legal o regulatorio) o b) menos tiempo cuando usted y sus dependientes se opongan al procesamiento de los datos personales y no exista un fundamento legal para conservarlos.

 En el siguiente enlace podrá obtener más información sobre la gestión de registros del grupo de empresas de Shell, incluso las variaciones locales:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Nuestro objetivo es contar con información suya que sea lo más precisa posible. Si desea acceder, corregir o eliminar sus datos personales, o solicitar que el procesamiento de sus datos se encuentre limitado, y cuenta con acceso a Recursos Humanos en línea, puede acceder a sus datos personales a través de:

https://hronline.shell.com/

También pude contactarse con su asesor local de Recursos Humanos. Si usted es contratista, debe consultar con su empresa/agencia contratante externa. Responderemos a su solicitud según las leyes aplicables.

Puede obtener información adicional en la página principal de “Privacidad de los datos”:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

En caso de dudas, consultas o quejas relativas al procesamiento de los datos personales, comuníquese a través de Privacy-Office-SI@shell.com o póngase en contacto con el Jefe de privacidad del grupo de empresas de Shell por correspondencia a Shell International B.V., La Haya, Países Bajos - Núm. de registro comercial 27155369, Casilla postal 162, 2501 AN, La Haya.

Si no está satisfecho con el manejo de los datos personales por parte de Shell, tiene derecho a presentar una queja ante la autoridad local de protección de datos o la Agencia Holandesa de Protección de Datos, cuya dirección es Prins Clauslaan 60, 2595 AJ La Haya, Países Bajos. Visite https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en

 para obtener más información.

Es posible que se realicen modificaciones al presente Aviso de privacidad oportunamente. Cualquier cambio tendrá efecto al publicarse el Aviso de privacidad en https://www.shell.us/

. La última actualización del presente Aviso de privacidad fue el 1.º de septiembre de 2018.